Hóa đơn điện tử là gì? Xuất hóa đơn điện tử như thế nào

Hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ cho mọi doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều kế toán viên vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử và quy định xuất hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết thắc mắc hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho những kế toán viên mới làm quen với hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

1.1 Định nghĩa

Hóa đơn điện tử là gì? là giải pháp giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Bên cạnh đó theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử  như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn áp dụng công nghệ số. Các hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện ở dạng dữ liệu; do các đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật, thông qua các phương tiện điện tử.

Thực tế, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, hiểu một cách đơn giản nhất thì hóa đơn điện tử chính là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu, áp dụng hoàn toàn công nghệ số trong tạo lập, sử dụng và lưu trữ.

1.2 Các loại hóa đơn điện tử

Tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực áp dụng từ ngày 01/11/2018, Chính Phủ đã quy định hóa đơn điện tử sẽ bao gồm 03 loại cơ bản như sau:

1.2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn GTGT điện tử là loại hóa đơn được áp dụng với người bán hàng hóa, dịch vụ, có áp dụng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn GTGT trong trường hợp này được quy định sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

1.2.2 Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng điện tử là áp dụng cho người bán hàng hóa, dịch vụ, có áp dụng kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Tương tự như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng điện tử cũng sẽ bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

1.2.3 Các loại hóa đơn điện tử khác

Tại Khoản 3, Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định ngoài hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thì hóa đơn điện tử còn các loại khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung của một hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành.
Ngoài ra, trong Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ cũng lưu ý rằng cả 03 loại hóa đơn điện tử trên khi tạo lập đều phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu được quy định bởi Bộ Tài chính.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử cần lưu ý

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là những quy định mà doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ xuyên suốt trong quá trình tiến hành xuất hóa đơn cho người sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng hóa. Nguyên tắc xuất hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau, cụ thể như:

• Thông tư 32/2011/TT – BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư 39/2019/TT – BTC hướng dẫn thi hành NĐ 51/201/NĐ – CP và NĐ 04/2014/NĐ – CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư 26/2015/TT – BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của TT 39/2014/TT – BTC;
• Nghị định 119/2018/NĐ – CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Theo quy định hiện hành của pháp luật thì hiện nay khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử. Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

2.1 Lập hóa đơn theo định dạng chuẩn dữ liệu

Nguyên tắc này  được quy định tại Khoản 1 Điều 4 NĐ 119/2018/NĐ – CP. Theo nguyên tắc này thì khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán phải tiến hành lập hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ các nội dung về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;… cùng với tổng số tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn;….

2.2 Tuân theo các quy định

Tuân theo các quy định về giao dịch điện tử, thuế và kế toán khi lập hóa đơn

Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của hóa đơn điện tử, nguyên tắc này cũng là một trong những nguyên tắc mà người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ khi tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tuân thủ nguyên tắc này đảm bảo lợi ích của các bên khi tham gia giao dịch.

2.3 Một số nguyên tắc khác

Ngoài những nguyên tắc trên trong quá trình xuất hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ còn phải tuân theo các nguyên tắc sau:

2.3.1 Đối với ngày tháng năm lập hóa đơn

• Đối với bán hàng thì ngày tháng năm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt người mua đã thanh toán hay chưa.
• Đối với cung ứng dịch vụ ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành dịch vụ cũng không phân biệt là người sử dụng dịch vụ đã thanh toán hay chưa thanh toán. Nếu người cung ứng dịch vụ thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.
• Đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt thì ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình không phân biệt là đã thu tiền hay chưa thu tiền. Nếu việc bàn giao được thực hiện theo từng hạng mục hoặc công đoạn thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn.

2.3.2 Đối với tên, địa chỉ, mã số thuế 

Đối với tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, cung ứng dịch vụ và người mua hoặc người sử dụng dịch vụ cần tuân thủ nguyên tắc sau:

• Người bán, cung ứng dịch vụ phải ghi đúng mã số thuế của hai bên
• Tên, địa chỉ của người mua và người bán phải được ghi đầy đủ và đảm bảo chính xác. Có thể viết tắt trong trường hợp quá dài.
• Trong trường hợp người bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp thì ghi tên, địa chỉ. Và mã số thuế của đơn vị trực thuộc trừ trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế.
• Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200. 000 VNĐ/ lần mà người mua không lấy hóa đơn thì vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ người mua không lấy hóa đơn. Hoặc người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế
• Trong trường hợp có sự sai sót tên, địa chỉ, mã số thuế. Của một trong hai bên trong quá trình xuất hóa đơn thì phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

3. Quy định xuất hóa đơn điện tử hợp pháp

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Khởi tạo và thiết lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp sẽ giao hóa đơn cho khách hàng khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa.

Các nội dung và thông tin trên hóa đơn được thiết lập đúng theo quy định.

Cơ quan thuế chỉ chấp nhận xử lý các quy trình xuất hóa đơn điện tử hợp lý. Đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.

Chứng từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

Lưu ý:

• Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn.
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với các hàng hóa được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ tài chính khi xuất hóa đơn.
• Chú ý đến câu từ khi lập hóa đơn điện tử.

4. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đúng quy định

Đơn vị cung cấp cần hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đúng quy định. Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:

• Bước 1: Cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
• Bước 2: Tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
• Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
• Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối. Bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in. Rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Thông thường, doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử từ các phần mềm mình sử dụng. Chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử Mobifone Invoice.

Nhìn chung, cách xuất hóa đơn điện tử của các phần mềm khác nhau. Nhưng cơ bản đều có sự tương đồng và không hề khó.

KẾT LUẬN

Hóa đơn điện tử là gì? Là giải pháp giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ. Lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Các kế toán viên cần phải cập nhật các thông tin về xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng. Những tân kế toán viên cần phải có người hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đúng quy định. 

Thông tin liên hệ

Fanpage: MobiFone Miền Tây
Số Điện Thoại: 0292 3765 211
Email: mobifonemientay@mobifone.vn

Xem thêm các bài viết khác tại: MobiFone Miền Tây | Công ty Dịch Vụ MobiFone Khu Vực 9 (mobifonemientay.vn)